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Secretaría General

Funciones

Son funciones esenciales de la Secretaría General, las siguientes:

  1. Dirigir y llevar a cabo todos los procedimientos conducentes a la identificación de necesidades, determinación de las especificaciones técnicas de los requerimientos, distribución y mantenimiento de elementos y equipos de oficina, parque automotor y demás bienes y servicios indispensables para garantizar el efectivo y oportuno funcionamiento de todas las dependencias del sector central de la Administración Departamental.
  2. Administrar el Programa de Gestión Documental de las entidades de las entidades del sector central implementando mecanismos de organización, conservación, recuperación, control y acceso a los documentos públicos
  3. Asesorar a las instancias archivísticas, entidades descentralizadas y municipios en el desarrollo de la política archivística y en el cumplimiento de sus funciones de acuerdo con sus competencias.
  4. Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del Departamento, para garantizar la eficacia de la gestión archivística, la conservación del patrimonio documental de Cundinamarca, así como coordinar y dirigir el Sistema Departamental de Archivos.
  5. Definir los mecanismos que permitan la estructuración, administración y funcionamiento del Archivo General para garantizar la conservación, incremento, recuperación y consulta del patrimonio documental del Departamento de acuerdo con las normas vigentes que lo rigen.
  6. Administrar el Archivo Central, implementando estrategias y mecanismos de actualización, conservación, recuperación y vigilancia, orientadas a facilitar el acceso de los ciudadanos, a la documentación del Sector Central del Departamento y definir las pautas para la entrega y manejo de la documentación existente y la que se le transfiera.
  7. Garantizar la oportuna publicación de los actos administrativos y documentos que expida la administración departamental y los que legalmente deban publicarse, así como administrar la memoria bibliográfica del Departamento.
  8. Administrar y mantener actualizado el inventario de bienes de propiedad del Departamento, garantizando que los mismos se encuentren debidamente legalizados, asegurados y al dia en el pago de los impuestos y servicios públicos que ellos ocasionen
  9. Asegurar la implementación del modelo de servicio al ciudadano de acuerdo con los lineamientos de orden nacional y sectorial, así como los estándares de calidad establecidos por la administración departamental.
  10. Asegurar el cumplimiento de las normas relativas al desarrollo del modelo de servicio al ciudadano, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en la Política de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano establecidos en el Conpes 3785 y sus posteriores actualizaciones.
  11. Asegurar la formulación, implementación y articulación de la política pública de atención al ciudadano con las entidades del sector central y descentralizado de la Gobernación, así como promover su adopción en los municipios de su jurisdicción.
  12. Establecer e implementar los mecanismos de seguimiento y cumplimiento que permitan atender de manera coordinada los procesos desarrollados por la Secretaría General.
  13. Proferir las decisiones en primera instancia de la etapa de juzgamiento de los procesos disciplinarios

  1. Liderar la formulación de la política y los planes de acción inherentes a la Secretaría, y ejercer las funciones de dirección, coordinación y control en las materias de su competencia.
  2. Dirigir y coordinar las funciones generales asignadas a los Secretarios de Despacho en el Estatuto Básico de la Administración del Departamento de Cundinamarca y los objetivos y funciones esenciales de la Secretaría General.
  3. Ejercer bajo la orientación del Gobernador del Departamento, como principal responsable técnico y administrativo de la organización en la atención al ciudadano, así como en la formulación, adopción, ejecución y control de las políticas, planes generales, programas y proyectos que garanticen el apoyo logístico, técnico y administrativo para la prestación de los servicios y el logro de los objetivos de las
    dependencias que integran el Sector Central de la Administración Departamental.
  4. Promover y orientar la implementación de la política de racionalización de trámites, en coordinación con las demás dependencias y entidades de la Administración Departamental de su competencia.
  5. Dirigir las actuaciones disciplinarias de la etapa de juzgamiento de los procesos disciplinarios, así como suscribir las providencias y fallos dentro de esta etapa en primera instancia, de conformidad con lo dispuesto por el Código General Disciplinario y demás normas que lo modifiquen. complementen o sustituyan.

  1. Asesorar y apoyar en materia jurídica a las dependencias de la Secretaría General.
  2. Asesorar y revisar jurídicamente los proyectos de ordenanza, decreto, resolución o cualquier otro acto administrativo que tengan relación con los asuntos de competencia de la Secretaría General.
  3. Hacer seguimiento y formular observaciones, cuando haya lugar a cualquier normativa relacionada con temas competencia de la Secretaría General.
  4. Establecer, desarrollar, evaluar y aplicar pautas y directrices para el desarrollo normativo que le corresponde a la Secretaría.
  5. Absolver consultas y responder derechos de petición que en materia jurídica formulen los ciudadanos o ciudadanas que tengan relación con los asuntos de competencia de la Secretaría General.
  6. Requerir a los supervisores de los contratos cuando las circunstancias lo ameriten, para que procedan a la liquidación de los contratos y/o convenios que sean del resorte de la Secretaria General.
  7. Sustanciar las solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos a los actos administrativos proferidos por el Secretario General.
  8. Atender las diligencias administrativas que le asigne o delegue el Secretario​ General.
  9. Adelantar las investigaciones estudios y análisis jurídicos sobre temas propios de la Secretaría, llevando a cabo la revisión de la normatividad, doctrina y jurisprudencia existente a fin de formular los diagnósticos y recomendaciones que sean del caso.
  10. Coordinar las actividades derivadas de la representación judicial y administrativa que se le asigne a los respectivos abogados de la dependencia, con la Secretaría Jurídica del Departamento y de acuerdo con los lineamientos generales que se dicten.
  11. Atender, dentro de los términos las actuaciones administrativas, acciones de tutela, acciones de cumplimiento y las solicitudes de conciliación de competencia de la Secretaría.
  12. Realizar las acciones necesarias para brindar asistencia técnica, legal, y suministro de pruebas de forma oportuna para la defensa de los intereses de la entidad y la Secretaría General.
  13. Coordinar la consolidación de la información de los procesos contractuales adelantadas por la Secretaría General y que deba ser reportada a los diferentes órganos de control.
  14. Formular propuestas de desarrollo del marco jurídico departamental, sobre materias de competencia de la Secretaría General.
  15. Asesorar, orientar y vigilar la aplicación de normas y políticas en la celebración y ejecución de los contratos a cargo de la Secretaría General.
  16. Preparar los documentos e informes que le sean solicitados por el Secretario General.
  17. Coordinar las actividades derivadas de la representación judicial y administrativa que se le asigne a los respectivos abogados de la dependencia, con la Secretaría Jurídica del Departamento y de acuerdo con los lineamientos generales que se dicten.
  18. Sustanciar las solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos contra actos administrativos y cualquier decisión relacionada con la segunda instancia que deba suscribir el Secretario de Despacho.
  19. Colaborar con las demás dependencias de la Secretaría General en los asuntos jurídicos que requieran su intervención.
  20. Coordinar la elaboración del plan anual de adquisiciones, y orientar a las dependencias en su estructuración para garantizar la armonización y adecuada programación del gasto.
  21. Sustanciar las diferentes actuaciones en la etapa de Juzgamiento, proyectando las providencias necesarias y fallos de los procesos disciplinarios dentro de esta etapa en primera instancia, de conformidad con lo dispuesto por el Código General Disciplinario y demás normas que lo modifiquen, complementen o sustituyan.

  1. Coordinar y controlar la ejecución y gestión de los programas, proyectos y procedimientos administrativos y financieros de la Secretaría.
  2. Orientar la elaboración del plan anual de adquisiciones, y orientar a las dependencias en su estructuración para garantizar la oportunidad en la entrega de los mismos y propender por una adecuada programación del gasto.
  3. Proveer a todas las dependencias del sector Central de la Administración Departamental, los servicios administrativos que requieran para su funcionamiento.
  4. Proyectar, en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el anteproyecto de presupuesto de gastos generales de la administración central, articular su ejecución en lo pertinente y proponer sus modificaciones.
  5. Proyectar, en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el programa anual de caja de los gastos generales del presupuesto y efectuar el seguimiento de su ejecución.
  6. Coordinar la edición de la gaceta"departamental para la publicación de los actos administrativos y documentos que genere la Administración Departamental y aquellos que legal y reglamentariamente deban publicarse.
  7. Efectuar el pago de los servicios públicos y de los impuestos a que esté obligado el Departamento.
  8.  Realizar el mantenimiento y conservación de los bienes al servicio de la Administración Central.
  9.  Administrar el parque automotor de la entidad al servicio de las dependencias de la Administración Central.
  10. Organizar y controlar la prestación de los servicios de vigilancia, aseo y mantenimiento en las dependencias de la Administración Central.
  11. Coordinar las actividades de los conductores a su cargo y designar la prestación según los requerimientos de las dependencias y necesidades del servicio.

  1. Asistir al Secretario General, en la formulación de las políticas, planes y programas de atención y prestación de los servicios al usuario.
  2. Promover la implementación y desarrollo de sistemas de información relacionados con la prestación de servicios al ciudadano, en coordinación con la Secretaria de las TIC.
  3. Orientar y controlar el funcionamiento del Centro Integrado de Atención al Usuario, así como los canales de atención dispuestos por la Gobernación virtual presencial y telefónico.
  4. Definir estándares de calidad y oportunidad para el proceso de Atención al Usuario y promover la incorporación del uso de recursos informáticos en la prestación de estos servicios y generar una cultura de servicio, con el apoyo de la Secretaría de TIC
  5. Recibir y registrar las PQRSDF y direccionarlas a dependencias o entidades competentes de la administración central departamental, así como realizar su seguimiento, para tener un control eficaz de los tiempos de respuesta ofrecidos por la Entidad a los usuarios y propiciar las mejoras pertinentes en los procesos tendientes a la toma de decisiones.
  6. Definir estándares de calidad y oportunidad para el proceso de Atención al Usuario y promover la incorporación del uso de recursos informáticos en la prestación de estos servicios y generar una cultura de servicio, con el apoyo de la Secretaría de TIC.
  7. Planear y ejecutar procesos integrales de capacitación y actualización dirigidos a los servidores púbicos del sector central del Departamento encargados del servicio de atención al usuario junto con la Dirección de Desarrollo Humano de la Secretaría de la Función Pública.
  8. Desarrollar e implementar el modelo de seguimiento y control que garantice las mediciones permanentes de la calidad y oportunidad de los servicios en los diferentes canales de atención de servicio al usuario.
  9. Promover el funcionamiento del Comité de Atención al Ciudadano o quien haga sus veces.
  10. Realizar el seguimiento a los procesos y procedimientos establecidos en los canales de atención al usuario para la gestión de los trámites realizados por los ciudadanos.
  11. Recomendar la optimización, simplificación, estandarización y supresión de los trámites y otros procedimientos administrativos - OPAS conforme la estrategia anual de racionalización de trámites en coordinación con la Secretaría de Planeación y los administradores de trámites de las dependencias y entidades del Sector Central del Departamento.
  12. Planificar y orientar la ejecución de las mediciones de la satisfacción de los usuarios del sector central de la administración departamental y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento que surjan de la medición de. la satisfacción de los usuarios de las dependencias y entidades del Nivel Central de la Gobernación de Cundinamarca.
  13. Dirigir y coordinar las acciones necesarias para la desconcentración de la oferta institucional en el Departamento, en coordinación con las demás dependencias y entidades del sector central de la Administración
  14. Promover esquemas de comunicación, publicación e información pública relacionada con el cumplimiento de la estrategia de lenguaje claro.

  1. Dirigir la elaboración, implementación, mantenimiento y actualización de los procedimientos, instrumentos y herramientas de gestión documental definidos por el Archivo General de la Nación, con el fin de garantizar la producción, organización, conservación, recuperación, consulta y custodia de la información pública departamental.
  2. Realizar seguimientos al cumplimiento de las políticas y normas de gestión documental en las dependencias del Sector Central y entidades descentralizadas del departamento de Cundinamarca y a los municipios de su jurisdicción.
  3. Planificar y definir con la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, los requerimientos, el diseño e implementación del Sistema de. Gestión Documental Electrónica de Archivo (SGDEA) para la gestión de documentos electrónicos del sector central, garantizando autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y acceso a largo plazo, de conformidad con el Programa de Gestión Documental de la Gobernación.
  4. Administrar el Archivo General del Departamento y el Archivo Central, garantizando la oportuna y adecuada programación, recepción, organización, administración, conservación, custodia y consulta de los documentos allí transferidos.
  5. Programar y coordinar las actividades administrativas y técnicas del Consejo Departamental de Archivos, o el que haga sus veces, que permitan desarrollar las políticas. planes y programas propuestos por el Archivo General de la Nación.
  6. Propender por el buen funcionamiento de la Mesa Temática de Archivo, o la que haga sus veces; orientado a la asesoría a la alta dirección de la Gobernación en materia archivística y de Gestión Documental.
  7. Prestar el servicio de biblioteca en la sede administrativa de la Gobernación de acuerdo con los parámetros y procedimientos establecidos.

  1. Administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento, conforme a la normatividad vigente y a los procedimientos de la entidad.
  2. Recopilar, organizar, inventariar y custodiar, los títulos de tradición y propiedad de los bienes inmuebles de propiedad del Departamento y los demás documentos que contengan derechos sobre los cuales éste sea titular o de aquellos que sin ser de su propiedad, ostente la calidad de poseedor y/o tenedor.
  3. Realizar trámites necesarios para la adquisición de los bienes inmuebles que requieran las dependencias del sector central de Departamento.
  4. Responder por el aseguramiento y manejo integral de las pólizas que protejan los bienes e intereses patrimoniales de la entidad.
  5. Administrar el almacén general del Departamento, para atender las necesidades de las dependencias del sector central de Departamento, con observancia de los procesos de la entidad.
  6. ingresar, actualizar y valorar los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento y de aquellos puestos a su servicio y garantizar la formalización de la propiedad.
  7. Coordinar las reuniones del Comité de Bajas e Inventarios, o el que haga sus veces, para tornar las acciones sobre la destinación final de los bienes muebles del Departamento

Consulte el Decreto Departamental 510 de 2022 "POR EL CUAL SE ESTABLECE LA ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEPARTAMENTAL, SE DEFINE LA ORGANIZACIÓN INTERNA Y LAS FUNCIONES DE LAS DEPENDENCIAS DEL SECTOR CENTRAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE CUNDINAMARCA Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES"

Decreto Departamental 510 del 26 de diciembre de 2022
Fecha de publicación: January 18, 2023
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