Funciones

Son funciones del Despacho del Secretario General y de Cercanía al Ciudadano, las siguientes:

1. Liderar la formulación de la política y los planes de acción inherentes a la Secretaría, y ejercer las funciones de dirección, coordinación y control en las materias de su competencia.
2. Dirigir y coordinar las funciones generales asignadas a los Secretarios de Despacho en el Estatuto Básico de la Administración del Departamento de Cundinamarca y los objetivos y funciones esenciales de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano.
3. Ejercer bajo la orientación del Gobernador del Departamento, como principal responsable técnico y administrativo de la organización en la atención al ciudadano, así como en la formulación, adopción, ejecución y control de las políticas, planes generales, programas y proyectos que garanticen el apoyo logístico, técnico, tecnológico y administrativo para la prestación de los servicios y el logro de los objetivos de las dependencias que integran el Sector Central de la Administración Departamental.
4. Promover y orientar la implementación de la política de racionalización de trámites, en coordinación con las demás dependencias y entidades de la Administración Departamental de su competencia.
5. Liderar el proceso de construcción e implementación del Programa de Transparencia y Ética Publica con el fin de promover la cultura de la legalidad e identificar, medir, controlar y monitorear constantemente el riesgo de corrupción en desarrollo de la misionalidad de la administración departamental.
6. Liderar el diseño e implementación de la política de tramites orientados a la eficacia de la prestación de los servicios a cargo de la administración departamental.
7. Diseñar la política de tramites a través de la implementación de actividades relacionadas con la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización de trámites y procedimientos administrativos, que busque disminuir costos, tiempos, requisitos, pasos, procedimientos y procesos, mejorar canales de atención y la eficacia en la prestación de los servicios.

Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica, las siguientes:

1. Asesorar y apoyar en materia jurídica a las dependencias de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano.
2. Asesorar y revisar jurídicamente los proyectos de ordenanza, decreto, resolución o cualquier otro acto administrativo que tengan relación con los asuntos de competencia de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano.
3. Hacer seguimiento y formular observaciones, cuando haya lugar a cualquier normativa relacionada con temas competencia de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano.
4. Establecer, desarrollar, evaluar y aplicar pautas y directrices para el desarrollo normativo que le corresponde a la Secretaría.
5. Absolver consultas y responder derechos de petición que en materia jurídica formulen los ciudadanos o ciudadanas que tengan relación con los asuntos de competencia de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano.
6. Requerir a los supervisores de los contratos cuando las circunstancias lo ameriten, para que procedan a la liquidación de los contratos y/o convenios que sean del resorte de la Secretaria General y de Cercanía al Ciudadano.
7. Sustanciar las solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos a los actos administrativos proferidos por el Secretario General y de Cercanía al Ciudadano.
8. Atender las diligencias administrativas que le asigne o delegue el Secretario General y de Cercanía al Ciudadano.
9. Adelantar las investigaciones estudios y análisis jurídicos sobre temas propios de la Secretaría, llevando a cabo la revisión de la normatividad, doctrina y jurisprudencia existente a fin de formular los diagnósticos y recomendaciones que sean del caso.
10. Coordinar las actividades derivadas de la representación judicial y administrativa que se le asigne a los respectivos abogados de la dependencia, con la Secretaría Jurídica del Departamento y de acuerdo con los lineamientos generales que se dicten.
11. Atender, dentro de los términos las actuaciones administrativas, acciones de tutela, acciones de cumplimiento y las solicitudes de conciliación de competencia de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano.
12. Realizar las acciones necesarias para brindar asistencia técnica, legal, y suministro de pruebas de forma oportuna para la defensa de los intereses de la entidad y la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano.
13. Coordinar la consolidación de la información de los procesos contractuales adelantadas por la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano y que deba ser reportada a los diferentes órganos de control.
14. Formular propuestas de desarrollo del marco jurídico departamental, sobre materias de competencia de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano.
15. Asesorar, estructurar, adelantar y vigilar la aplicación de normas y políticas en la celebración y ejecución de los contratos a cargo de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano y de los contratos que les soliciten las demás Secretarías del Departamento.
16. Preparar los documentos e informes que le sean solicitados por el Secretario General y de Cercanía al Ciudadano.
17. Hacer seguimiento a la actividad y ejecución contractual a cargo de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano, mediante uso de las plataformas de Colombia Compra Eficiente.
18. Sustanciar las solicitudes de revocatoria y recursos interpuestos contra actos administrativos y cualquier decisión relacionada con la segunda instancia que deba suscribir el Secretario de Despacho.
19. Colaborar con las demás dependencias de la Secretaría General y de Cercanía al Ciudadano en los asuntos jurídicos que requieran su intervención.
20. Coordinar la elaboración del plan anual de adquisiciones, y orientar a las dependencias en su estructuración para garantizar la armonización y adecuada programación del gasto.
21. Coordinar con las distintas Direcciones de la Secretaría la depuración normativa para el efectivo cumplimiento del Articulo 2° de la Ley 2085 de 2021 o cualquiera que le modifique, de conformidad con los lineamientos de la Secretaría Jurídica.

Son funciones de la Dirección de Servicios Generales, las siguientes:

1. Coordinar y controlar la ejecución y gestión de los programas, proyectos y procedimientos administrativos y financieros de la Secretaría.
2. Proveer a todas las dependencias del sector Central de la Administración Departamental, los servicios administrativos que requieran para su funcionamiento.
3. Proyectar en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el anteproyecto de presupuesto de gastos generales de la administración central, articular su ejecución en lo pertinente y proponer sus modificaciones.
4. Proyectar en coordinación con la Secretaría de Hacienda, el programa anual de caja de los gastos generales del presupuesto y efectuar el seguimiento de su ejecución.
5. Coordinar la edición de la gaceta departamental para la publicación de los actos administrativos y documentos que genere la Administración Departamental y aquellos que legal y reglamentariamente deban publicarse.
6. Efectuar el pago de los servicios públicos y de los impuestos a que esté obligado el Departamento.
7. Realizar el mantenimiento y conservación de los bienes al servicio de la Administración Central.
8. Administrar el parque automotor de la entidad al servicio de las dependencias de la Administración Central.
9. Organizar y controlar la prestación de los servicios de vigilancia, aseo y mantenimiento en las dependencias de la sede central y sedes externas de la Administración Central del Departamento.
10. Coordinar las actividades de los conductores a su cargo y designar la prestación, según los requerimientos de las dependencias y necesidades del servicio.

Son funciones de la Dirección de Cercanía al Ciudadano, las siguientes:

1. Asistir al Secretario General y de Cercanía al Ciudadano, en la formulación de las políticas, planes y programas de atención y prestación de los servicios al usuario.
2. Administrar el Sistema Único de Información de Trámites – SUIT de acuerdo con las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública de Cundinamarca Nacional.
3. Promover la implementación y desarrollo de sistemas de información relacionados con la prestación de servicios al ciudadano, en coordinación con la Secretaría de Transformación Digital.
4. Diseñar e implementar bajo directrices del Despacho del Secretario General y de Cercanía al Ciudadano, el Programa de Transparencia y Ética Publica con el fin de 
5. promover la cultura de la legalidad e identificar, medir, controlar y monitorear constantemente el riesgo de corrupción en desarrollo de la misionalidad de la administración departamental.
6. Elaborar anualmente, en coordinación con las demás secretarías, el Programa de Transparencia y Ética Pública y el mapa de riesgos de corrupción institucional, de acuerdo con los lineamientos impartidos por la Secretaría de Transparencia del orden nacional, o quien haga sus veces.
7. Orientar y controlar el funcionamiento del Centro Integrado de Atención al Ciudadano, así como los canales de atención dispuestos por la Gobernación virtual, presencial y telefónico.
8. Definir estándares de calidad y oportunidad para el proceso de atención al ciudadano y promover la incorporación del uso de recursos informáticos en la prestación de estos servicios y generar una cultura de servicio, con el apoyo de Transformación Digital y Comunicaciones.
9. Recibir y registrar las PQRSDF y direccionarlas a dependencias o entidades competentes de la administración central departamental, así como realizar su seguimiento, para tener un control eficaz de los tiempos de respuesta ofrecidos por la Entidad a los usuarios y propiciar las mejoras pertinentes en los procesos tendientes a la toma de decisiones.
10. Planear y ejecutar procesos integrales de capacitación y actualización dirigidos a los servidores públicos del sector central del Departamento encargados del servicio de atención al usuario junto con la Dirección de Desarrollo Humano del Departamento Administrativo de la Función Pública de Cundinamarca.
11. Desarrollar e implementar el modelo de seguimiento y control que garantice las mediciones permanentes de la calidad y oportunidad de los servicios en los diferentes canales de atención de servicio al ciudadano.
12. Promover el funcionamiento del Comité de Atención al Ciudadano o quien haga sus veces.
13. Realizar el seguimiento a los procesos y procedimientos establecidos en los canales de atención al ciudadano para la gestión de los trámites realizados por los ciudadanos.
14. Recomendar la optimización, simplificación, estandarización y supresión de los trámites y otros procedimientos administrativos - OPAS conforme la estrategia anual de racionalización de trámites en coordinación con los administradores de trámites de las dependencias y entidades del Sector Central del Departamento.
15. Planificar y orientar la ejecución de las mediciones de la satisfacción de los usuarios del sector central de la administración departamental y hacer seguimiento a los planes de mejoramiento que surjan de la medición de la satisfacción de los usuarios de las dependencias del sector central de la Administración.
16. Dirigir y coordinar las acciones necesarias para la desconcentración de la oferta institucional en el Departamento, en coordinación con las demás dependencias del sector central de la Administración.
17. Promover esquemas de comunicación, publicación e información pública relacionada con el cumplimiento de la estrategia de lenguaje claro en coordinación con la Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones.

Son funciones de la Dirección de la Dirección de Gestión Documental, las siguientes:

1. Dirigir la elaboración, implementación, actualización de los procedimientos e instrumentos de gestión documental definidos por el Archivo General de la Nación, con el fin de garantizar la producción, organización, conservación, recuperación, consulta y custodia de la información pública de la Gobernación de Cundinamarca.
2. Realizar seguimiento al cumplimiento de la política y normas de gestión documental en las dependencias del Sector Central, entidades descentralizadas del Departamento de Cundinamarca y entes territoriales de su jurisdicción.
3. Asesorar y orientar a las dependencias del sector central, entidades descentralizadas y municipios del Departamento, en el diseño, implementación, seguimiento y evaluación de las políticas y herramientas de gestión documental de acuerdo con los lineamientos del Archivo General de la Nación. 
4. Planificar y definir junto con la Secretaría de Transformación Digital, los requerimientos, el diseño e implementación del Sistema de Gestión del Documento Electrónico de Archivo (SGDEA) en el sector central, garantizando autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad, preservación y acceso a largo plazo, de conformidad con el Programa de Gestión Documental de la Gobernación de Cundinamarca.
5. Administrar el Archivo General del Departamento y el Archivo Central, garantizando la oportuna y adecuada programación, recepción, organización, administración, conservación, custodia y consulta de los documentos allí transferidos.
6. Programar y coordinar las actividades administrativas y técnicas del Consejo Departamental de Archivos, o el que haga sus veces, que permitan desarrollar las políticas, planes y programas propuestos por el Archivo General de la Nación.
7. Propender por el buen funcionamiento de la Mesa Temática de Archivo, o la que haga sus veces, orientada a la asesoría a la alta dirección de la Gobernación en gestión documental.
8. Recopilar, preservar y difundir el patrimonio bibliográfico y hemerográfico del Departamento, mediante la implementación de políticas y estrategias que permitan la adquisición, recuperación y conservación de las publicaciones que constituyen este patrimonio.
9. Prestar el servicio de consulta en la biblioteca de la sede administrativa de la Gobernación de acuerdo con los parámetros y procedimientos establecidos.

Son funciones de la Dirección de Bienes e Inventarios, las siguientes:

1. Administrar los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento, conforme a la normatividad vigente y a los procedimientos de la entidad.
2. Recopilar, organizar, inventariar y custodiar, los títulos de tradición y propiedad de los bienes inmuebles de propiedad del Departamento y los demás documentos que contengan derechos sobre los cuales éste sea titular o de aquellos que, sin ser de su propiedad, ostente la calidad de poseedor y/o tenedor.
3. Realizar trámites necesarios para la adquisición de los bienes inmuebles que requieran las dependencias del sector central de Departamento.
4. Responder por el aseguramiento y manejo integral de las pólizas que protejan los bienes e intereses patrimoniales de la entidad.
5. Administrar el almacén general del Departamento, para atender las necesidades de las dependencias del sector central de la administración, con observancia de los procesos de la entidad.
6. Ingresar, actualizar y valorar los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Departamento y de aquellos puestos a su servicio y garantizar la formalización de la propiedad.
7. Coordinar las reuniones del Comité de Bajas e Inventarios, o el que haga sus veces, para tomar las acciones sobre la destinación final de los bienes muebles del Departamento.